はじめに
人材教育の一貫としてフィードバックを行う人が多いかと思いますが、皆さんは普段、どのようなことに意識してフィードバックを行っていますか？
- 伝える内容？
- 伝え方？
- 伝える環境？
正直なところ、パッと答えられない人も多いでしょう。
というのも、ほとんどの人が自分が受けてきたままに、なんとなくフィードバックしているからです。
しかし、フィードバックは人が成長するのに必要不可欠なものです。
どのように伝え、どのように導くかによって、その人の今後のパフォーマンスや結果が変わってきますので、適切に行う必要があります。
そこで今回は、部下を成長させるフィードバックについてポイントや注意点を解説していきます。
「相手の気を悪くしないようにするにはどうしたらいいか？」「分かりやすく伝えるにはどうするべきか？」と悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
フィードバックとは
フィードバックとは、特定の行動やパフォーマンスに対して評価や意見を示すことを指します。
実際には、相手に対して改善点や強みを伝え、成長や学習を促進させることを目的に行われることが多いです。
では、具体的にどのような種類やメリットがあるのか見ていきましょう。
フィードバックの種類
フィードバックには、「ポジティブフィードバック」と「ネガティブフィードバック」の2種類があります。
それぞれの特徴は以下の通りです。
- ポジティブフィードバック：良い成果や行動に対して与えられる評価・肯定的な意見
- ネガティブフィードバック：改善の余地がある点や不適切な行動に対して与えられる評価
ポジティブフィードバックは、モチベーションを向上させ、高い生産性を発揮し続けるための助けとなります。
- 昨日のプレゼンテーションは素晴らしかったよ！
- 情報が明確で分かりやすく、コミュニケーションもスムーズだったね！
- 引き続き、このスタイルを維持していけると良いね！
上記のように、前向きな言葉をかけて相手の意欲を高め、自発的な成長を促すのがポイントです。
一方、ネガティブフィードバックは、適切な形で提供することで成長する機会となります。
- プロジェクトの締め切りに関して、もう少し計画的に進める必要があるね
- プロジェクトの進捗状況に関する情報共有が不足していたね
- 時間管理に気をつけて、期限を守るように心がけよう
上記のように、問題点や課題を指摘して、それを改善するよう促すのがポイントです。
どちらが良い悪いということではないため、フィードバックをする際は、この2つをバランスよく使い分けることが必要となります。
フィードバックのメリット
過度なポジティブフィードバックは慢心に、ネガティブフィードバックはモチベーションの低下に繋がりますが、適切に行うことができれば多くのメリットが得られます。
主なメリットとしては、以下の5つが挙げられます。
- モチベーションが向上する
- スキルアップに繋がる
- 仕事の質が向上する
- 信頼関係が構築される
- 心理的安全性の向上に繋がる
「褒められた！」「良い評価をもらった！」という経験は、その人にとって成功体験となり、仕事に対するモチベーションの向上に繋がっていきます。
そして、そこに的確なアドバイスが加わることで、スキルアップや仕事の質向上へと発展していきます。
また、継続的にフィードバックを行うことで相互理解も深まるため、組織力の向上も期待されます。
このように、適切なフィードバックは個人や組織のパフォーマンス向上に寄与し、コミュニケーションや関係性の強化をもたらします。
フィードバックの方法
フィードバックの方法には、大きく分けて以下の3種類があります。
- SBI型
- サンドイッチ型
- ペンドルトンルール
それぞれ伝え方が異なるため、状況に合わせて使い分けましょう。
SBI型
SBI型は、Situation（状況）・Behavior（行動）・Impact（影響）の順にフィードバックをする方法です。
具体的な使い方は以下のようになります。
- 状況：今日のプレゼンについてなんだけど
- 行動：スライドが見やすかったし、説明も分かりやすくて良かったよ！
- 影響：参加していた人達も理解を深められていたから、この調子でよろしくね！
上記のように順序立てて伝えることで、フィードバックが具体的かつ明確になります。
また、ネガティブフィードバックの場合は以下のようになります。
- 状況：昨日のプレゼンで多くの質問が寄せられた時に
- 行動：的確な答えを言うことができなかったよね
- 影響：あのような状況でクライアントに十分な説明ができないと信頼を失う可能性があるので、今度からしっかり説明できるように準備しておくこと
「3.影響」の部分で、行動が結果に与える影響を指摘することで、受け手に具体的な改善点を理解させ、次にどのような行動をとればよいかをイメージさせることができます。
このように、具体的な行動が評価対象となる場合や、改善が必要な状況が明確な場合にはSBI型がおすすめです。
サンドイッチ型
サンドイッチ型は、①ポジティブフィードバック→②ネガティブフィードバック→③ポジティブフィードバックの順で伝える方法です。
具体的な使い方は以下のようになります。
- ポジティブ：あなたのプレゼンは非常にクリアで理解しやすかったよ！
- ネガティブ：ただ、もう少し具体的な事例やデータを挙げられると説得力が増したかな
- ポジティブ：企画の内容や方向性は良いと思うから、次はその点にフォーカスして準備してください
上記のように、始めに相手の良い点を挙げ、次に改善点を伝え、最後にポジティブなコメントで終えることで、受け手のモチベーションを保ちつつフィードバックをすることができます。
「◯◯ができていなかったよね」「もっとこうした方がいいよね」というネガティブな内容は、中々本人に伝えづらいものですよね。
しかし、ポジティブな内容に挟んで伝えると終わりの印象が悪くならないので、受け手のモチベーションを下げずに済みます。
特に、相手が落ち込みやすい性格の場合や、伝えることでデメリットが大きそうな場合は、サンドイッチ型を使ってフィードバックをするとよいでしょう。
ペンドルトンルール
ペンドルトンルールは、対話を通じて改善策を自ら考えるよう促すフィードバック方法です。
具体的な使い方は以下のようになります。
- 上司：昨日のプレゼンはどうだった？
- 部下：自分としては、うまくできたと思います。
- 上司：そうだね。聞かれたことに対しても的確に答えられていたね。一方で改善点はあるかな？
- 部下：具体的な事例やデータが不足していたと反省しています。
- 上司：たしかにね。もう少し根拠となるものがあったら説得力が増したかもしれないね。今後のプレゼンにはどのようなアクションをすればいいと思う？
- 部下：徹底的にリサーチして、数値やデータを載せた資料を作成したいと思います。いかがでしょうか？
- 上司：良いと思うよ！
今までの2つのフィードバック方法とは違い、直接アドバイスをしないのが特徴です。
やってみてどう感じたのか？何がいけなかったのか？それを踏まえて今後どうしたらよいのか？を問うことで、受け手の思考をリードします。
これを繰り返すことで、受け手は自分で目標を設定することができますし、より責任を持って取り組むことができるようになります。
自分の頭で考えて行動できるような人には直接アドバイスをするのではなく、ペンドルトンルールのように対話式で考えさせるのが効果的でしょう。
フィードバックを効果的に行う9つのポイント
フィードバックを効果的に行うためのポイントは以下の通りです。
- 目的を共有する
- 行動した直後に行う
- 具体的な内容を伝える
- 実現可能なことを伝える
- フィードバック後の行いをチェックする
- 行動に対する評価を行う
- 定期的に行う
- オープンクエスチョンを使う
- 日頃からコミュニケーションをとっておく
フィードバックが上手い人とそうでない人の違いは、フィードバックをする背景やタイミング、伝える内容や伝え方、関わり方など様々です。
今回は、その中でも特に重要なことを9つまとめたので、日頃からできているかどうか確認しながら見てみてください。
①目的を共有する
目的の共有は、フィードバックをする前にしておきたいことの一つです。
というのも、目的が共有できていない状態でのフィードバックは問題になるリスクがあるからです。
例えば、上司が部下の成長のためにフィードバックをしていると思っていたとしても、それが部下に伝わっていなければ、部下はパワハラだと感じてしまうかもしれません。
しかし、「これから行うフィードバックはあなたの今後の成長のためだよ」と事前に伝えていれば、「上司は私のために言ってくれているんだ」と前向きに考えることができます。
このように、なぜフィードバックをするのか、まずは実施する者が目的を認識していなければなりませんし、それを対象者に伝えて共有しておくことが重要です。
もし、相手が快くフィードバックを受けていないと感じるのであれば、目的の共有ができていない可能性があるので、まずはしっかりとコミュニケーションを取り、相手にどうなってほしいと思っているか、はっきりと伝えてみてください。
②行動した直後に行う
時間が経てば経つほど記憶は薄れていってしまうので、できれば行動した直後にフィードバックを行うのがおすすめです。
例えば、「さっきのプレゼンはもっとこう話すと良かったね」と言われるのと、「先週のプレゼンはこう話した方が良かったよ」と言われるのでは、感じ方が少し異なりますよね。
前者の場合、「そうですね、今度から意識します！」とすぐに学びになりそうですが、後者では、「ありがとうございます。でも、なんて言ったかよく覚えてないな…」と記憶が曖昧になりそうです。
このように、出来事が鮮明に記憶されているうちにフィードバックをした方が、正確に問題や課題と向き合うことができるので、あまり日を空けないのがポイントです。
行動した直後にフィードバックを行うメリットをまとめると、以下のようになります。
- 相手が行動や結果を理解しやすい
- 誤りや改善点に即座に対処できる
- モチベーションが向上する
- 新たな情報やスキルを吸収しやすい
- 良好な人間関係が築きやすくなる
伝えるのが遅いと、「今更言われても分からないよ」とモチベーションが下がったり、人間関係が悪くなる可能性もあるため、フィードバックが遅くなりがちな人は注意しましょう。
③具体的な内容を伝える
フィードバックの内容が抽象的すぎると受け手が次のアクションに困ってしまうため、何をどのように改善すべきなのか具体的に伝えることが重要です。
プレゼンを例に挙げると以下のようになります。
- 悪い例：今日のプレゼン資料なんだけど、前より見やすくなっていたね！ただ、クライアントの反応はイマイチだったかもね。次はもっと興味をそそるような資料にしてみよう！
これでは、何をどのように改善したらいいか分かりません。
受け手が考えて行動することも大切ですが、改善点が明確であるならば、次にすぐ活かせるように伝えましょう。
- 良い例：今日のプレゼン資料なんだけど、前より見やすくなっていたね！ただ、クライアントの反応はイマイチだったかもね。もしかしたら、1つのスライドに情報を詰め込みすぎていたかな。基本的に1スライド1メッセージを意識しようね。あと、どこが一番伝えたいところか分かりにくかったかな。強調したいところはアニメーションを活用するといいよ！◯◯さんの資料がとても見やすいから、参考にしてみてね！
このように改善点を具体的に伝えることで、意味のあるフィードバックになります。
フィードバックをしても行動が改善されないなという時は、抽象的なフィードバックになっている可能性があるので、伝える内容をもっと具体的なものにしましょう。
④実現可能なことを伝える
先ほど、フィードバックは具体的な内容を伝えましょうと言いましたが、実現可能な内容であるかも重要です。
相手の能力に見合ってないことを言ってしまうと、それは具体的な内容であっても良いフィードバックとは言えなくなります。
例えば、営業マンの人に以下のようなフィードバックをしたとします。
- 相手のニーズを引き出すようなヒアリングをしてきてね
- クライアントと信頼関係を築いてきてね
営業歴5年目の人であれば、ある程度自分で考えて理解し実行に移すことができるでしょう。
しかし、新入社員の場合はどうでしょうか？
「どのような言葉をかけたらいいのか？」「どのようにコミュニケーションを取ったらいいのか？」と、右も左も分からないかもしれません。
このように、その人のレベルにあったフィードバックをしなければ行動が変わらない可能性が高いのです。
この場合、新入社員には「話す時は相手の目を見て、ハキハキ喋ろうね」「姿勢を正して、常に笑顔を心がけようね」と、すぐに実践できるフィードバックにとどめておく方がよいでしょう。
伝えたことが中々実践できていないと感じる時は、フィードバックのレベルが合っていないかもしれないので、理解できているかどうか確認しながらコミュニケーションを取ってみてください。
⑤フィードバック後の行いをチェックする
フィードバックは1回やって終わりではなく繰り返し行っていくものなので、その後の行いをチェックすることが重要です。
一言で言うと、「効果検証をしましょう！」ということです。
フィードバックが良かったのか悪かったのかは確認しなければ分からないので、行動がどう変わっているのか逐一チェックすることが必要です。
もし、変化がないのであればフィードバックを見直さなければなりませんし、変化があるのであれば追加でアクションを促せるかもしれません。
一番注意しなければいけないのが、効果があるのか分からないフィードバックを続けてしまうということです。
相手に響かないフィードバックは、「めんどくさいな」「うるさいな」と思われているかもしれません。
反対に、効果的なフィードバックは、信頼関係やコミュニケーションの質を向上させることに繋がるので、現状のフィードバックでどこまで行動が変化しているのか、今一度確認してみるのがおすすめです。
⑥行動に対する評価を行う
フィードバックは何でも伝えればいいというわけではありません。
実際に、その人が行った行動に対して行われるべきであり、性格や人格に対する評価や意見を言うものではないのです。
- いつもそんな感じだからダメなんだよ
- 他の人はもっと協力的だよ
- あなたの意見は間違っている
上記のように、その人自身を否定するような内容は自己価値感や自尊心に悪影響を与える可能性があり、却って逆効果となります。
フィードバックはそもそも、その人の成長や学習を促すために行うものなので、相手を傷つけて信頼関係を失っては元も子もありません。
建設的なフィードバックを提供するためには、受け手の個性や尊厳を尊重し、ポジティブなアプローチを心がけることが重要です。
⑦定期的に行う
フィードバックは繰り返し行うことが基本ですので、週に1回や月に1回、プロジェクトごとなど定期的に行うのが理想的です。
そんなにやる必要ある？と思うかもしれませんが、定期的にやればやるほど効果的です。
それこそ、新入社員の時にメンターや教育担当の人が毎日フィードバックしてくれたという人も多いのではないでしょうか？
定期的にフィードバックをすることで、問題点の早期発見や早期改善が可能ですし、なにより高いモチベーションを維持することができます。
反対に、フィードバックが少なすぎると、目標と行動の間に乖離が生じ、いつしか成長が停滞してしまう可能性があります。
スポーツ選手で例えると、コーチによる指導がなくなった途端に成長が止まってしまうといったイメージです。
最適なフィードバックの頻度は、組織やチームの文化、および個々のニーズによって異なりますが、それぞれの環境に合った頻度で定期的に行うことができれば、継続的に成長をサポートしていくことができます。
⑧オープンクエスチョンを使う
質問形式にはいくつか種類がありますが、質の高いフィードバックをするとなると、オープンクエスチョン（開かれた質問）を上手く活用する必要があります。
フィードバックでは、問題点や課題を指摘したり、具体的な改善点を伝えることが重要ですが、相手が何を考えているのか聞き出すことも同じくらい重要です。
オープンクエスチョンの具体例を挙げると以下のようになります。
- 今月の営業活動に関して、どのように感じている？
- 今回のプレゼンは、どういったところがダメだったと思う？
- 次はどういうことを意識していけばいいと思う？
上記のように問うことで、受け手は自分の頭で考えるようになります。
「自分の課題は何か？」「今やるべきことは何なのか？」を自分で考えられるようになれば、それが自己成長へと繋がります。
皆さんが普段行っているフィードバックが、もし一方的なものであるならば、現状をどのように考えているかを問う質問を投げかけてみてください。
対象者が自分の頭で考えられるようになれば自然と行動力が向上し、結果が出せる人材へと成長していけます。
⑨日頃からコミュニケーションをとっておく
フィードバックが、その人にとってどのような効果をもたらすかは、日頃のコミュニケーションの量にも左右されます。
あまり話したことがない人にフィードバックをされる方が良いのか？
普段からよく話す人にフィードバックをされる方が良いのか？
答えは一目瞭然で、普段からよく話す人の方がフィードバックを素直に受け止めやすいため、行動を変えていきやすいと言えます。
もちろん、フィードバックを重ねながら徐々に信頼関係を築いていくことも可能です。
しかし、元々信頼関係が築けていれば、最初からスムーズに成長をサポートできると言えます。
フィードバックは問題点や課題を指摘したり、教えることもそうですが、相手に意見や考えを述べさせることも重要です。
もし信頼関係が築けていなければ、分からないことがあっても分からないとはっきり言うことができないかもしれません。
こちらが言っていることを理解できていなかったり、行動に移せていなければ効果的なフィードバックとは言えないので、日頃から密にコミュニケーションを取り、フィードバックの際に何でも気軽に話せる関係性になっているのが理想的です。
フィードバックを行う際の注意点
建設的なフィードバックを行うには、以下の3つの点に注意する必要があります。
- 客観的な評価かどうか
- 言葉遣いや態度が悪くないか
- 環境に配慮しているか
どんなに信頼関係が築けていたとしても、間違った伝え方をしてしまうと相手にマイナスな印象を与えてしまいます。
そのため、どのように伝えたら気を悪くしないか、相手の気持ちになって考えることが大切です。
客観的な評価を伝える
ネガティブフィードバックの際は、主観的な評価よりも客観的な評価を伝えることが大切です。
個人的な感情や意見に基づいたフィードバックは、客観的な評価基準に基づいておらず、受け手にとっては理解しづらい場合があります。
例えば、以下のようにフィードバックをしたら、相手はどのように感じるでしょうか？
- 今日のプレゼンは面白みがなくて退屈だったよ
- このデザインは好きじゃないから修正してください
おそらく、ほとんどの人が行動を否定されたと感じ、モチベーションが下がってしまうことでしょう。
これでは、問題点が明確になっていないため、受け手はどこを改善したらよいかも分かりません。
もし、このような内容を伝えるのであれば、以下のように言い換えるのがベストです。
- 今日のプレゼンは重要なポイントが分かりづらくて興味を引く要素が薄かったかな
- このデザインだと強弱がなくて伝わりづらいから、もっとアクセントをつけるべきだね
ポイントは、どこがどのようにダメだったのかをはっきりと伝えることです。
感想や好みの話をしても何の意味もないため、事実や観察に基づいた具体的な内容をフィードバックするようにしましょう。
言葉遣いや態度に気をつける
言葉遣いや態度が悪いと、受け入れにくいフィードバックとなる可能性があります。
- あなたの仕事はいつもひどいな！
- 君のアイデアは全然役に立たない！
このような攻撃的な言葉や否定的な言葉は相手を傷つけてしまうため、フィードバックに適しているとは言えません。
効果的なフィードバックにするためには、受け手の立場に立った言葉遣いを意識しつつ、いかに建設的な姿勢で臨むかが重要となります。
- 相手の目を見て話す
- 相槌を打つ
- 共感する
- 傾聴的態度を取る
フィードバックの質を向上させたいのであれば、これらのポイントを意識して配慮深く接するのがよいでしょう。
環境に配慮する
フィードバックを行う場所は、他の人の目や耳に届かないプライベートな空間であることが望ましいです。
特に、大人数がいたり、他の人の会話が聞こえる空間では、お互いにフィードバックに集中することができません。
自分がフィードバックされている内容を人に聞かれたくないという人も多いので、個室の会議室やオフィスなどを利用するのがよいでしょう。
フィードバックの効果が見られない時にすべきこと
フィードバックの効果が見られない時は、以下の3つを試してみましょう。
- 伝え方を変えてみる
- 関係性を見つめなおす
- フィードバックを定期的に繰り返す
効果が見られないということは、伝えたいことが適切に伝わっていないということに他なりません。
- 伝え方が悪いのか？
- 信頼関係が築けていないため伝えても響かないのか？
- 伝えても忘れてしまうのか？
原因は人によって異なるため、伝える内容や頻度、関係性などを一つ一つ見直していく必要があります。
相手の理解力や行動力に問題があるかもしれませんが、それを踏まえたうえでフィードバックするのも上司の役目です。
これには、相手の性格や人格、能力というものを理解しておく必要があるため、フィードバックに苦手意識を感じている人は、まずは相手のことをよく知ることから始めてみてください。
まとめ
今回は、部下を成長させるフィードバックについてポイントや注意点を中心に解説しました。
フィードバックは、その人の成長や学習を促すために行うべきものであり、注意したり叱るのとは少し異なります。
問題点や課題を指摘することも必要ですが、ただ伝えるだけでは効果的なフィードバックとは言えません。
いつ、どこで、誰が、どのように伝えるかによってフィードバックの響き方が変わるので、今回解説した9つのポイントをぜひ意識してみてください。
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Who is writing
医療系大学卒業後、理学療法士として医療機関に勤務。その後、整体院を運営をするなかでWebマーケティングも経験する。コンテンツ制作スキルを活かし、医療健康分野や不動産、プログラミングなどの幅広いジャンルの記事執筆を行うとともにWebディレクションにも従事。「一人でも多くの人の悩みを解決する」をモットーに活動の幅を広げている。