はじめに
突然ですが、あなたは仕事ができる人ですか？できない人ですか？
いきなり言われても自分で評価するのは難しいですよね。
ただ、こう言い換えたらどうでしょう？
あなたは要領が良い人ですか？悪い人ですか？
この問いであれば、すぐに答えられることでしょう。
仕事ができる人は、責任感が強かったり、コミュニケーションスキルが高かったりしますが、比較的要領が良い人が多いです。
要領が良いと、仕事をそつなくこなすことで高い評価を受けることができるので、社会人であれば全ての人が磨いておくべき能力である言えます。
そこで今回は、要領が良い人と悪い人にはどんな違いがあるのか？をテーマに、要領が悪くなってしまう原因について紐解いていきます。
普段から仕事に追われて疲弊している人は、これを機にサクサク仕事をこなせる人間になりましょう！
要領が悪いとは？
要領が悪いとは、効率的に物事を行う能力が低い状態を指します。
例えば、散らかっているものをすぐに片付けられなかったり、仕事の準備が遅かったりします。
要因としては、以下の6つが挙げられます。
- 注意力や集中力の欠如
- 計画・管理能力の不足
- コミュニケーション能力の不足
- ストレスや心理的な負荷
- 学習能力や情報処理能力の違い
- 作業環境の悪さ
最近SNSでよく耳にするようになったADHDやHSPといった人は、注意力や集中力の低さなどが行動に影響してしまいます。
この場合、「じっとしていられない」「同じことを長く続けられない」などの理由で、要領良く仕事をすることが難しくなります。
しかし、それ以外の人は、育った環境や経験、性格などの違いにより、要領の良し悪しが決まってきます。
では、要領の良い人と悪い人にはどのような違いがあるのか、細かく見ていきましょう。
要領が悪い人の特徴6選
要領が悪い人には、以下のような特徴があります。
- 仕事の全体像を把握していない
- 自分のキャパシティや能力が分かっていない
- 注力するポイントがズレている
- 一人で仕事を抱え込んでいる
- 整理整頓が苦手
- 必要以上に仕事が丁寧
いくつか当てはまる人は、要領が悪い可能性があるので要注意です。
①仕事の全体像を把握していない
要領が悪い人は、仕事の全体像を把握していないため、進行状況や目標を見失う傾向にあります。
例えば、プロジェクトの細かなタスクにこだわったり、重要なことを後回しにしたりと、優先順位をつけて動くということができません。
料理で言うところの、最後の工程に使う食材から準備しているようなイメージです。
「今それをやってる場合じゃないでしょ！」ということを普通にやってしまうのです。
そのため、仕事を効率よく進めるどころか、業務時間がどんどん長くなってしまい、成果の質も下がってしまいます。
②自分のキャパシティや能力が分かっていない
要領が悪い人は、自分のキャパシティや能力が分かっていないため、無理なタイムスケジュールを組んでしまいます。
例えば、能力的には1時間かかる作業であっても、30分で終わると仮定して進めてしまいます。
要領が良い人であれば、直感で大体の作業時間を予想できるものですが、要領が悪い人は、そこの感覚がズレていて、予想の時間と実際にかかる時間に大幅なズレを生じさせてしまうのです。
③注力するポイントがズレている
要領が悪い人は、注力するポイントがズレているため、作業時間が長くなる傾向にあります。
前述したように、優先順位をつけるのが苦手なため、今何をすべきなのか正しく認識していないことが多いです。
ほとんどの場合、目についたことからやっていたり、できることから始めていたりします。
やることが多くあれば、優先順位がつけられないという気持ちも分かりますが、要領が悪い人はタスクが1つであっても同様です。
資料作りをする際に、文字のフォントや色などの細かいところから意識して進める傾向にもあります。
このように、大枠の優先順位もそうですし、1つのタスク内の取り組みポイントまでズレているため、時間がかかってしまうのです。
④一人で仕事を抱え込んでいる
要領が悪い人は、人を頼ることができず何でも一人で抱え込んでしまいます。
その結果、１つの仕事を終えるのに膨大な時間がかかり、周りの人に迷惑をかけることもあります。
原因として考えられるのは、「プライドが高い」「断れない」「コミュニケーションが苦手」という性格的な問題です。
加えて、「人に聞くのは悪いことだ」という間違った認識をしていることも多々あります。
⑤整理整頓が苦手
要領が悪い人は、仕事のやり方が非効率という問題以前に、作業環境を整えられていないことが多いです。
例えば、筆記用具が散乱していたり、会議に使う資料がまとまっていなかったりと、とにかく整理整頓ができていません。
そのため、必要な書類をすぐに準備することができないなど、全ての行動に時間がかかるようになります。
これは、デスク周りだけでなく、カバンや着ているものにも言えることです。
名刺をどこにしまっているか、スケジュール表のどこに必要なことが書いてあるかなどを把握していないことも多々あります。
⑥必要以上に仕事が丁寧
性格的な面で言うと、仕事が丁寧すぎるという点が挙げられます。
一見良いように聞こえますが、必要以上に丁寧であることは仕事を効率的に行う上では障害となります。
例えば、プレゼン資料のスライド1枚1枚に膨大な時間を費やしたり、情報収集の際に関係する全ての情報を集めて処理に困ったりしてしまいます。
雑な仕事より丁寧な仕事の方が良いことには間違いありません。
しかし、要領が良いかと言われたら別問題で、細かいことが気になってしまうせいで作業スピードが遅くなっていることも多々あります。
要領が良い人の特徴6選
要領が良い人の特徴は以下の通りです。
- 思考がシンプルで頭の回転が早い
- タスク管理が上手い
- 時間管理が上手い
- 人に相談し、頼ることができる
- 良好な人間関係を築いている
- 適度に休んでいる
要領が悪い人とは違い、仕事に対する身のこなしが上手いのが特徴です。
①思考がシンプルで頭の回転が早い
要領が良い人は頭の回転が早く、物事をシンプルに捉えて考えています。
なぜ、そのようなことができるのかというと、思考回路や持ち合わせている能力が異なるからです。
具体的には、以下のような特徴があります。
- 多角的な視点で考えられる
- 問題を分解し、重要なポイントを抽出できる
- 素早い分析と判断ができる
このようなスキルがあるからこそ、やるべきことを瞬時に理解し、すぐに行動に移すことができます。
要領が悪い人の場合、「どういうことだ？」「何をしたらいいんだ？」と仕事に取り掛かるまでに時間がかかってしまいますが、問題解決能力が高く、論理的思考ができることで素早い判断が可能となります。
②タスク管理が上手い
要領が良い人は、効率よく仕事をするためにタスク管理を徹底しています。
具体的に実行していることは以下の通りです。
- 現状のタスクはいくつあるか？
- 優先度が高いものはなにか？
- いつまでに何をすべきか？
- 何から取り掛かればよいか？
- 今日は何が終わっていればよいか？
- 現在終わっているものはなにか？
要領が悪い人は、後先考えることなく行動していることが多いですが、要領が良い人は、先を見据えた行動をとることで仕事の効率化を図っています。
③時間管理が上手い
要領が良い人は、自分の能力やキャパシティを把握しているため、時間を上手くコントロールすることができます。
例えば、この作業を終えるのに何時間かかるのか、このプロジェクトを終えるのにあとどれくらいかかるのかなどの見通しを立てるのが上手です。
これは仕事以外にも言えることで、何分で掃除が終わるのか、何分あれば電車に間に合うのかなど、日頃から行動に要する時間をある程度把握しています。
そうすることで、人に何か頼まれたとしても「30分あるから◯◯ができる」というように臨機応変に対応することもできます。
④人に相談し、頼ることができる
要領が良い人は、分からないことや聞きたいことがあれば、すぐに人に相談することができます。
というのも、人に聞かずに抱え込むことが、どれだけ時間の無駄かを理解しているからです。
人には必ず、得意・不得意というものがあります。
そこに要領が良い悪いは関係なく、要領が良い人であっても苦手なことには時間がかかってしまうものです。
そこで、人に相談できるかできないかが要領が悪い人との大きな違いです。
要領が良い人は、人に相談することで物事を素早く解決し、先に進む能力に長けています。
⑤良好な人間関係を築いている
人に相談できるというのは、良好な人間関係を築いているからこそできることです。
毎日挨拶をしたり、他愛もない話をしたりと、日頃からコミュニケーションを取っているからこそ、困った時に人を頼ることができます。
また、的確なアドバイスをもらうには、お互いに助け合いの精神が必要です。
人に話しかけることができても、その人と信頼関係が築けていなければ、「私には分からないです・・・」とスルーされてしまうかもしれません。
しかし、要領が良い人は、周りの人と持ちつ持たれつの関係性が築けているため、作業が滞ったとしてもすぐに助けを求めることができるのです。
⑥適度に休んでいる
要領が良い人は、集中力を回復させるために適度な休憩を挟んでいます。
人の集中力は短くて15分、長くて90分、平均的には50分と言われているため、誰でもいつかは切れてしまいます。
いくら要領が良い人でも、永久的に高い集中力を維持することは困難です。
そこで重要なのが、集中力が切れたタイミングで再び回復させられるかということです。
要領が悪い人は、集中力が切れたまま作業を続けてしまいますが、要領が良い人は、集中力を長く保つための方法として適度な休憩を取り入れています。
要領が悪い人が抱えやすい悩み
要領が良い人は仕事で高く評価される傾向にありますが、反対に要領が悪い人は以下のような悩みを抱えてしまいます。
- 成果を上げにくい
- 信頼を得にくい
- チームワークが苦手
- 受け身になりがち
なぜ、このような結果になってしまうのか、一つひとつ紐解いていきましょう。
成果を上げにくい
要領が悪い人は、仕事の効率が悪いため、成果を上げられていないと感じる傾向にあります。
「あの人は、あんなにたくさん仕事をこなしているのに、私はまだこれしか終わっていない・・・」
このような経験がある人も多いのではないでしょうか？
思うように仕事が進まないと気持ち的にも焦ってしまい、逆に頭が回らなくなってしまいます。
すると、ミスが増えたり、仕事が溜まっていったりと負のスパイラルに陥ってしまい、最終的に体調を崩してしまうこともあります。
そのため、仕事でミスを指摘されたり、ストレスを溜めないようにするためには、仕事を効率よく進める能力を身につけることが重要です。
信頼を得にくい
要領が悪い人は、上司からの信頼を得にくいため、仕事が任されづらい傾向にあります。
人に仕事をお願いするとなると、当然ながら「仕事ができる人」を選びますよね。
では、具体的にはどのような要素があると、仕事ができる人として見られるのでしょうか？
答えは１つではないため、これと言い切ることはできませんが、少なからず、計画的に進める力や実行力があり、責任感の強い人ほど仕事ができる人として見られるでしょう。
では、要領が悪い人はどうでしょうか？
「計画性がなく、膨大な時間がかかり、いつ仕事が終わるのか分からない・・・」というような状態では、仕事を任せることはできないですよね。
したがって、上司からの信頼を得て、少しでも責任ある仕事を任せてもらえるようにするためには、要領良く仕事を行うスキルを身につける必要があるのです。
チームワークが苦手
要領が悪い人は、周りの環境についていけなくなってしまうため、チームワークが苦手な傾向にあります。
一人であれば仕事を自由に進めることができますが、チームワークではそれぞれ役割分担をしたり、計画を立てて進めていきます。
そのため、自分だけ作業が遅れたり、役割を果たせないという場合、足を引っ張っていると感じてしまいます。
統率のとれているチームであれば、お互いに助け合ったりすることができますが、良好な人間関係が築けていないと孤立してしまうこともあります。
そうならないようにするためには、タイムマネジメントやタスク管理スキルに加えて、コミュニケーション力を上げることが重要です。
能力的についていけなくても、周りの人がカバーするのもチームワークの役割の1つです。
スキルを高めることも重要ですが、自分だけでなんとかしようとするのではなく、人に頼ることも覚えましょう。
受け身になりがち
要領が悪い人は、自分の能力や実力に自信がなく、何事にも受け身になる傾向があります。
「仕事が遅い！」「質が低い！」と言われると、自分のやり方は間違っているのかな？と思い、積極的に動くのが怖くなってしまいますよね。
しかし、それではいつまでたっても成長できないため、自主的に行動することが必要です。
何のために仕事をしているのか考えなければモチベーションも下がってしまいますし、やりがいを見出すこともできません。
そのため、「今度はこれをやればいいですか？」「どこがどのように悪いですか？」と聞いたりと、自分からアクションを起こすことが大切です。
要領が悪い人の長所と短所
これまで、要領が悪い人は無能だと言わんばかりに否定的なことばかり書いてきましたが、長所がないわけではありません。
仕事の管理能力や遂行能力が低いことは確かですが、それが逆に良いことに働く場合もあるのです。
- 情報の整理や作成に時間をかけるため、誤りや漏れが少ない
- 時間をかけて学習することで確実にスキルを習得する
- 他の人が見落とす可能性のある要素を見つけられる
上記のように、時間をかけて丁寧に進めることは必ずしも悪いことではありません。
営業で言えば、短時間で契約を取れる人もいれば、何回も訪問して契約を取るスタイルの人もいます。
後者は非効率だと言われるかもしれませんが、クライアントの信頼を獲得するには、何回も顔を合わせることが有効とも言えます。
このように、行い全てが悪いわけではないため、効率性を追及しつつ、丁寧さや根気強さも忘れないようにすることが大切です。
要領良く仕事をする方法
要領良く仕事をして高いパフォーマンスを発揮するには、以下の5つのポイントを意識しましょう。
- やるべきことに優先順位をつける
- タイムマネジメントを徹底する
- 完璧を目指さない
- デスク環境をキレイにする
- 適度に休憩をとる
やるべきことに優先順位をつける
まず始めにやるべきなのが、タスクの整理と優先順位付けです。
これをやるのとやらないのでは、その後の進み具合が大きく変わります。
具体的なステップは以下の通りです。
- タスクを全て書き出す
- 緊急性の低いものと高いもの、重要なものとそうでないものに分ける
- 重要なものの中から今日やるべきことを明確にする
この手順でタスクを整理することで、やらなくていいことをやらずに済むため、作業するだけで成果が出るようになります。
要領が悪い人がやりがちなのが、重要でないメールや電話の対応を優先してやってしまうことです。
いくら緊急性が高いと言っても、重要なことを差し置いてまですることではありません。
重要でないことはメモをして、あとで時間がある時に行いましょう。
タイムマネジメントを徹底する
次にやるべきことは、タイムマネジメントです。
これをすることで、限られた時間の中でも生産性の高い仕事ができるようになります。
具体的なステップは以下の通りです。
- タスクの期日を確認する
- 期日が近いものをピックアップする
- 1ヶ月や1週間でどれくらい進めばいいか行動計画を立てる
- 日々の進捗を確認する
- 計画通り進めていない場合は、費やす時間を調節する
この手順で計画を立てることで、1日のうちに何をすべきで、どこまで達成できていればよいかが明確になります。
要領が悪い人は、とりあえず進めるというやり方を取りがちですが、それではダラダラと仕事をする可能性が高くなります。
あと10分で家を出ないと遅刻すると分かっていると急いで準備することができますが、あと何分余裕があるのか分からなければ、急ぎようがありません。
それと同じで、家を出る時間から逆算して起きる時間を決めるように、タイムマネジメントはゴールから決めていくのがポイントです。
完璧を目指さない
実際に取り掛かる際には、あえて完璧を目指さないのがポイントです。
100%を目指してしまうと、仕事が丁寧になりすぎて次に進めない状態に陥ってしまいます。
そうなってしまうと、せっかく立てた計画も崩れてしまう可能性があるため、70〜80%で切り上げることが大切です。
また、あえて余力を残しておくことで、脳のリソースを他のことにも使えるようになります。
完璧主義の人のように、１つのことに注力しすぎて脳のリソースを使い切ってしまうと、次のタスクへの集中力が持たなくなってしまいます。
サッカーの試合で、前半戦だけで体力を使い切らないようにペース配分するように、常に100%を出すのではなく、70〜80%くらいのパフォーマンスを維持するとよいでしょう。
デスク環境をキレイにする
常に要領良く仕事をするためには、デスク環境をキレイにすることも大切です。
必要な資料が見つからなかったり、物が散らかっている環境では、探したりするのに脳のリソースを奪われてしまいます。
人の思考は無制限に行われると思われがちですが、実は回数制限があるのです。
実際には、1日のうちに最大で35,000回もの決断をしていると言われております。
このように聞くと一見多そうに思えますが、繰り返し意思決定を行うことで、徐々に思考の質やスピードが落ち、疲労感を感じていきます。
そうなると、仕事の要領は悪くなるばかりですので、できるだけ無駄なことは考えないようにすることが重要です。
何がどこにあるか一目で分かる状態にしておくことで、作業時間の短縮になりますし、決断疲れを防ぐことに繋がります。
適度に休憩をとる
集中力を長持ちさせるためには、適度な休憩を挟むことが大切です。
前述したように、一般的な人の集中力は長くて90分と言われております。
そのため、90分置きに15分〜30分の休憩をとるのが理想的です。
また、ポモドーロテクニックといって、25分作業して5分休憩するという方法もあります。
どれだけ集中できるかは人によって異なりますので、実際に試してみて、自分に合ったタイミングで適度に休憩をとるのがよいでしょう。
まとめ
今回は、要領が悪い人の特徴を中心に、要領が良い人との違いや改善策について解説しました。
要領が悪い人は、タスクを管理できていなかったり、適切に処理することができないため、非効率なやり方で仕事を進めてしまいます。
ただ仕事のスピードが遅いだけなら、慣れるに従って要領が良くなるはずですが、根本的な原因は他にあります。
改善すべきポイントは、以下の5つです。
- 仕事の優先順位の付け方
- タイムマネジメントの仕方
- 仕事の進め方
- 周りの環境整備
- 休憩のとり方
これらを改善することで、仕事における無駄を最小限にすることができます。
いつも仕事に追われてバタバタしている人は、取り組み方が間違っている可能性がありますので、今回解説したポイントをぜひ参考にしてみてください。
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Who is writing
医療系大学卒業後、理学療法士として医療機関に勤務。その後、整体院を運営をするなかでWebマーケティングも経験する。コンテンツ制作スキルを活かし、医療健康分野や不動産、プログラミングなどの幅広いジャンルの記事執筆を行うとともにWebディレクションにも従事。「一人でも多くの人の悩みを解決する」をモットーに活動の幅を広げている。